e-podatki.net » Ksef - podstawowe informacje

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym (XML)

Obowiązkowy ksef wchodzi w życie od 01.02.2026 (nie uwzględniając okresu przejściowego dla niektórych podatników). Część specjalistów do spraw wdrożenia systemu zaleca jednak jak najszybsze wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów celem jego przetestowania zanim będzie obligatoryjny. Ja zalecam gotowość od 01.01.2026. Należy pamiętać, że pomimo braku obowiązku rejestracji wszystkich podatników do KSEF od 01.02.2026, bez rejestracji nie będzie możliwe pobranie faktur kosztowych, gdy większe podmioty będą już częścią systemu. Nie będzie dla nich obowiązku wystawiania faktur papierowych lub wysyłka na maila.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do firmy wymaga spełnienia kilku istotnych kroków. Przede wszystkim przedsiębiorcy powinni zarejestrować się w systemie KSeF i uwierzytelnić, co umożliwi im korzystanie z elektronicznych faktur. Następnie konieczne jest przygotowanie odpowiedniego oprogramowania, które umożliwi generowanie i przesyłanie e-faktur.

Kolejna kwestia to przekazanie odpowiednich uprawnień do Ksef aby możliwe było wystawianie faktur sprzedażowych i pobieranie faktur zakupowych.

Następnie należy uzgodnić sposób pobierania, weryfikowania, zatwierdzania i przekazania pobranych z Ksef faktur do działu księgowego/ biura rachunkowego.

Pracownicy powinni być przeszkoleni w zakresie obsługi systemu KSeF, aby móc efektywnie korzystać z nowych rozwiązań. Wdrożenie procedur weryfikacji i archiwizacji e-faktur jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

W KSeF istnieją określone transakcje, które są obowiązkowe do przeprowadzenia za pomocą e-faktur, warto wymienić jakie transakcje m.in. będą musiały się znaleźć w systemie:

- wszystkie transakcje z vat w ramach relacji B2B (faktury vat)

- transakcje zagraniczne (WDT, eksport usług i towarów)

- transakcje podatników zwolnionych z vat w relacji B2B

- paragony z nipem (od 2027 roku)

Nieobowiązkowe w ksef:

- transakcje z konsumentami w ramach relacji B2C

- transakcje z podmiotami prowadzącymi działalność ale nieposiadającymi numeru nip

Regularne monitorowanie zmian w przepisach dotyczących e-faktur jest kluczowe dla zachowania zgodności z obowiązującymi regulacjami. Sukces wdrożenia KSeF zapewni firmie sprawniejsze zarządzanie dokumentacją oraz zgodność z obowiązującymi przepisami, co przyczyni się do poprawy efektywności działania firmy.

Więcej informacji o KSEF:

https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/

https://ksef.podatki.gov.pl/

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/004651

Ksef - podstawowe informacje

Adres

Kontakt

Menu